Human and Partners | Protocolo de usos de las redes sociales
Una política corporativa te permitirá: Proteger la información interna que puede ser critica para la compañía, que pude estar en riesgo debido a la falta de comunicación clara y directa con los empleados. Evitar que los empleados mezclen sus vidas profesionales y personales en las redes sociales. Imagina que un becario se hace amigo de uno de tus mejores clientes en Facebook, de forma que este tenga acceso a todos sus comentarios… ¿Asusta no? Impedir a los empleados que pierdan su tiempo de forma improductiva. Al habérsele comunicado la posición de la empresa sobre las redes sociales y las limitaciones de su uso en el trabajo y en su vida privada, el empleado sabe que conductas son incentivadas y apoyadas por la compañía y cuáles no.
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Protocolo de Uso de Redes Sociales

Protocolo de usos de las redes sociales

01 Jun 2016, by HumanP in Entorno digital

CapturaHoy en día es una realidad comúnmente aceptada que la tecnología aplicada al mundo laboral reduce costes y aumenta la productividad.

En el caso de las redes sociales, debido a su reciente y revolucionaria irrupción en el entorno laboral persisten dudas sobre si hace al empleado más productivo o le da una vía de escape de sus responsabilidades laborales, restando competitividad a su empresa.

El progreso es imparable, y los gerentes y responsables de las organizaciones con equipos humanos a su cargo han de encontrar la manera de compatibilizar el conocimiento y destreza con las herramientas de información y comunicación con la prevención de su abuso para fines improductivos.

Pero prohibir el uso de las redes sociales a tus empleados no es una solución. Tus clientes, proveedores, prescriptores y competidores (probablemente incluso los mismos empleados que lo tienen prohibido) hablaran de todas formas, y que mejor que contar con voces amigas que hagan de contrapeso frente a las críticas e informen a la dirección que se dice en la red sobre la empresa.

Pero, ¿Cómo se materializa las tan alabadas ventajas de las redes sociales de manera que contribuyan a la mejora del funcionamiento de las organizaciones y empresas? Explicamos algunas:

  • Logran una mayor satisfacción del cliente: Las redes sociales permiten que un cliente potencial pueda tener un contacto real con personas concretas dentro de una organización.
  • Dinamizan la colaboración interna. Las redes sociales reducen enormemente el tiempo para resolver problemas organizacionales por medio de una conexión más rápida entre la persona que tiene el problema y quien ha solucionado situaciones similares en el pasado.
  • Simplifican la visión del organigrama corporativo. Las redes sociales ayudan a la comprensión interna de los cambios que ocurren en las organizaciones, debido, por ejemplo, a fusiones o adquisiciones.
  • Dinamizan el trabajo en equipos dispersos geográficamente. Las nuevas soluciones de colaboración permiten reducir costes y tiempo en las tareas de comunicación y colaborar con colegas, clientes y partners dispersos geográficamente a través de reuniones virtuales y eventos on-line.
  • Atraen fuerza laboral cualificada. Las organizaciones que han determinado cómo integrar las redes sociales en sus procesos resultarán más atractivas para reclutar profesionales entre la nueva generación Y que está creciendo con las redes sociales.
  • Aumentan la productividad. Frente a las soluciones corporativas tradicionales, como compartir archivos, las intranets, la mensajería instantánea o el email, esta nueva generación de herramientas introducen en la empresa espacios de trabajo personales y para equipos, wikis, blogs; y proporcionan comunicación en tiempo real que permiten a los profesionales acceder a información esencial.
  • Gestión del conocimiento. Hace mucho que las empresas buscan métodos eficaces para captar el conocimiento y las ideas que se encierran en las mentes de los empleados. Sin embargo, con la llegada de los Social Media, están encontrando nuevas y creativas formas de sistematizar esos esfuerzos. Los espacios web que permiten interactividad se han convertido en una poderosa herramienta de unión de “comunidades de interés”. Estos intentos pueden llegar a ser especialmente valiosos a la hora de captar y transmitir conocimiento a través de estos espacios.
  • Innovación. Las empresas decididas a mejorar el valor de sus esfuerzos en innovación han estado buscando nuevas ideas más allá de sus equipos especializados en investigación y desarrollo y de los procesos tradicionales. La llegada de los Social Media ha proporcionado a estos esfuerzos de “innovación abierta” un enorme impulso, permitiendo a las empresas construir canales hacia los clientes, los expertos y los inventores independientes.
  • Alineación y compromiso con los empleados. Mantener a los empleados implicados intelectual y emocionalmente con su trabajo es un factor esencial para el éxito de cualquier empresa. Los social media son particularmente adecuados para las comunicaciones que pretendan mantener a los empleados en conexión con la misión y visión de la organización
  • Contratación. Las redes sociales, especialmente las de orientación profesional como LinkedIn, pueden resultar útiles para realizar contactos empresariales y reclutar futuros empleados.

También las redes sociales nos ayudan  a aumentar nuestra influencia, incrementando la audiencia y consiguiendo mayor publicidad utilizando un canal fácil y cómodo para captar a un nuevo público al que antes nos resultaría más complicado alcanzar.

Las redes sociales  mejoran la rentabilidad de la comunicación, sin necesidad de utilizar antiguas herramientas que tienen un coste más elevado y cada vez tienen menos impacto sobre el público que queremos atraer.

Utilizar este tipo de canales de información por medio de internet, al que cualquier persona puede acceder, permite una mayor transparencia  y un feedback sobre cualquier actividad de la organización de una forma totalmente actualizada, como por ejemplo cualquier periodista puede utilizar en un programa de televisión la red social  “Twitter´´ como herramienta para saber qué opina el público sobre lo que está comentando, de esta manera permite adaptar su discurso a las necesidades de sus seguidores, consiguiendo así un mayor índice de impacto. Esto se traduce, en una mayor interactividad con el público y fortalece la relación con todas las partes interesadas.

En las redes sociales, además de poder tener una actitud pasiva o de escucha, los usuarios:

  • Son libres de publicar los mensajes que consideren oportunos (lo que quieren)
  • En el momento que ellos mismos deciden (cuando quieren)
  • Dando únicamente su opinión o buscando una mayor interacción (como quieren)

Existen aspectos culturales, técnicos o de reputación que deben tenerse en cuenta en la planificación del uso de redes sociales, pero que no deben ser la excusa para no estar presente en ellas. En todo caso, hay que conocer las implicaciones que llevan aparejadas la presencia y la mayor exposición en redes sociales.

 

Por ello, se hace del todo necesario hablar de política corporativa sobre redes sociales. Esta política se debe reflejar en un documento aprobado por la dirección de la empresa en el que esta comunica  a los empleados su posición respecto a las redes sociales, las condiciones de su uso en el trabajo, el fomento o la prohibición de ciertas actividades como crear un blog en el que se hable de la empresa o su participación en redes sociales y bajo qué condiciones.

 

Contar con diferentes voces en los medios sociales dentro de tu empresa será de una gran ayuda para consolidar la presencia online de tu compañía. Nadie mejor que tus propios empleados para hablar sobre los servicios, productos, ofertas y promociones con los que tu empresa compite en el mercado, y nadie mejor que los empleados para solucionar las dudas y quejas que tus clientes puedan estar expresando en las redes sociales, abriendo un nuevo canal de atención al público, incrementando la satisfacción de tus clientes y transmitiendo esa valiosa información al seno de la empresa.

Este nuevo entorno de comunicación y relación con los clientes y prospectos pertenece a las personas, no a las compañías, por lo que está más cerca de las relaciones públicas que de la venta agresiva. Esto implica que cuantos más “comerciales” tengamos charlando de forma informal sobre la empresa en las redes sociales, mayores serán nuestras probabilidades de éxito frente a nuestros competidores.

Lo primero que debe aclararse, sobre todo a las empresas que por temor posponen cualquier participación en los medios sociales, es que las marcas son públicas. El modelo de BROADCASTING tradicional donde se envían mensajes masivos y controlados a sus audiencias está cambiando a uno donde los usuarios comunican entre sí y pueden hablar bien o  mal de las marcas y, de hecho, lo hacen sin que estas últimas tengan que estar o no en los medios sociales.

Para las empresas esto supone un nuevo escenario, además de ser una oportunidad excelente para entrar a formar parte de esa conversación y poder así corregir errores, mejorar productos, influir y, en definitiva, mejorar la Reputación Corporativa en su conjunto mejorando su Reputación Corporativa online. Por tanto, construir, vigilar y mejorar la Reputación Corporativa online pasa a convertirse en una estrategia esencial en toda empresa.

Por otro lado, asumiendo que ya hay personas hablando de la empresa en este momento. ¿No sería genial contar con moderadores en el canal donde lo hacen? ¿No aprovecharías la oportunidad de cambiar algunas opiniones más negativas e invitar a los clientes satisfechos a que expresen su confianza en la empresa? ¿No sería genial contar con esas opiniones positivas y difundirlas tanto como sea posible?

En este sentido, es importante que las empresas monitoreen estos medios para saber que se dice de su marca y, en caso de ser necesario, responder a situaciones que lo ameriten. También es recomendable definir una política corporativa en relación al uso de las redes sociales por parte de los empleados. Aun cuando la empresa no tenga una presencia activa en estos medios, lo más seguro es que sus trabajadores sí. Aunque esa participación sea título personal, puede generar consecuencias para la empresa y para el propio trabajador y conviene que la misma proponga lineamientos constructivos sobre su uso, en lugar de tratar de limitar el acceso.

Según el estudio de Manpower “Redes sociales y empresa. Como aprovechar el poder de los social media”. En España únicamente tienen políticas corporativas sobre redes sociales el 10% de las empresas mientras que en Estados Unidos y Gran Bretaña representan el 29% y el 22% respectivamente.

En este estudio se destaca la necesidad de encontrar formas de utilizar los Social Media para ayudar a los empleados a disfrutar de un equilibrio adecuado. En este sentido, los códigos de conducta corporativa no deberían limitar las actividades creativas y valor añadido de los empleados sino desarrollar un ambiente que fomente esos esfuerzos.

Como se ha explicado, la carencia de una política corporativa sobre las redes sociales expone a tu empresa a un potencial desfase frente a la competencia e implica la pérdida de una oportunidad para posicionarse como una empresa moderna e innovadora, además de exponer a la compañía a sufrir pérdidas de know how y crisis de comunicación.

Todos estos inconvenientes pueden evitarse comunicando a sus empleados cual es la postura de la compañía, que se espera de ellos y hasta donde pueden llegar con su actividad online en lo que afecta a la relación laboral con la empresa.

El tamaño de la empresa no es un problema para contar con una política definida, ya que dicha política puede plasmarse como resumen ejecutivo de las principales preocupaciones de la dirección en un email enviado a todos los empleados. Pero si las normas establecidas fueran muy restrictivas, será más conveniente plasmarlas en un documento con valor jurídico, firmado por los empleados como muestra de adhesión a la nueva política.

Es importante que los empresarios sean capaces de adelantarse a este giro y encontrar fórmulas de utilizar los social media para ayudar a los empleados a disfrutar de un equilibrio adecuado. En este sentido, los códigos de conducta corporativa no deberían limitar las actividades creativas y de valor añadido de los empleados sino desarrollar un ambiente que fomente esos esfuerzos.

Una política corporativa te permitirá:

  • Proteger la información interna que puede ser critica para la compañía, que pude estar en riesgo debido a la falta de comunicación clara y directa con los empleados.
  • Evitar que los empleados mezclen sus vidas profesionales y personales en las redes sociales. Imagina que un becario se hace amigo de uno de tus mejores clientes en Facebook, de forma que este tenga acceso a todos sus comentarios… ¿Asusta no?
  • Impedir a los empleados que pierdan su tiempo de forma improductiva. Al habérsele comunicado la posición de la empresa sobre las redes sociales y las limitaciones de su uso en el trabajo y en su vida privada, el empleado sabe que conductas son incentivadas y apoyadas por la compañía y cuáles no.
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